普段仕事ではお客様の経理のサポートをしつつ、自分でも事業の経理・家計簿をつけています。
経理や家計簿はお金の状況を把握し、上手に管理するために重要です。
しかし経理や家計簿をつけるのは、あくまで数字を事業や家計に役立てるための手段であって、目的ではありません。
できるだけ簡単に、速く終わらせてしまいたいものです。
経理・家計簿を効率的につけるために普段意識していることについて挙げてみました。
目次
紙・電卓を使わない
経理や家計簿を効率化する上での大敵は紙です。
伝票をわざわざ切っていたり、手書きの現金出納帳や預金出納帳を作っていては時間がかかり過ぎます。
漏れがあったときの修正も面倒ですし、いちいち電卓を叩いて集計しなければならないのでミスの可能性も高くなります。
データを加工したり切り出して分析することもできません。
紙の帳票で経理をしていたのはもう過去の話です。
出来る限り会計ソフト、Excelなどを使ってIT化しましょう。
ミスが増える、時間がかかるなど同様の理由で電卓を使うのも避けるべきです。
会計ソフトに頼りすぎない
家計簿はともかく、経理をするとなると「まず会計ソフト買わなきゃな～」と思う方も多いかもしれません。
「会計ソフトを使いましょう」と書きましたが、実は、経理をするだけなら会計ソフトは不要です。
決算書を作ったり、税務申告をするためには専用のソフトがあった方が良いのは確かですが、数字の入力をしたりお金の状況を把握するという点では、会計ソフトより後述するExcelの方が優れています。
すでに会計ソフトをお持ちで、その入力に慣れていれば会計ソフトを使い続けても構いませんが、これから経理をしようとする方は焦って会計ソフトを購入する必要はありません。
会計ソフトは
- 簿記がわからないと入力しづらい
- 画面が見づらい、わかりづらい
- 弥生会計はともかく、他の会計ソフトはショートカットキー、アクセスキーが中途半端で全体的なスピードアップがしづらい
と言った難点があります。
もし会計ソフトを買うとしても、高ければ良いというわけでもなく、高いソフトは単純に税理士事務所側の業務を楽にするための機能の価格が、消費者側に転嫁されているだけだったりします。（しかも、高いくせに税理士事務所側も大して楽になっていなかっりします…。）
- 高いソフト・システムを入れるように勧めてくる
- こちら側が使いたいソフトは「対応していない」と言ってくる
このような会計事務所・税理士事務所はやめた方が良いかもしれません。
Excelを活用する
データを入力したり、データを加工したりして自由自在に分析するにはExcelが一番優れています。
会計ソフトも、仕訳辞書と言って、よく使う仕訳を登録できたり、その他にも入力をすばやくできるように色々と工夫はされてはいますが、それでもExcelに比べると非常に入力がしづらく、Excelの方が圧倒的に早く入力できます。
Excelの方が仕訳辞書を自作するにも会計ソフトより早くひとつひとつの仕訳を作れますし、コピペの機能が優れているので、同じような取引があったときに一気に入力できます。
また、ピボットテーブルという機能を使えば、簡単に売上や経費などの内訳を細かく分析することができます。
会計ソフトの試算表だとあまり融通が効きませんが、Excelなら一部の科目を非表示にしたり、科目をまとめたりすることも可能です。
僕自身、仕事でもプライベートでもExcelに入力し、月1回会計ソフトに取り込むといった方法で経理・家計簿をつけています。
会計ソフトの入力スピードを上げるより、Excelの勉強をした方が他の仕事でも役に立ちます。
「まずはExcelでやればいんだな」という意識でいていただければと思います。
現金取引を減らす
経理や家計簿では、実際の取引をデータ化しなければなりませんが、このデータ化する過程で一番効率化できる方法は手入力するのを減らすことです。
自分で手入力する取引自体を減らすことができれば、経理・家計簿に費やす時間を大きく短縮できます。
現金での入金・出金は、どうしても手入力することでしかデータ化できません。（レシートをスキャンをする方法もありますが、精度の問題で結局手で修正が必要になることもあります）
また、現金はどうしても残高を合わせるのに労力を使います。 現金取引は必要最低限にしましょう。
クレジットカード、電子マネーを使う
現金取引を減らす代わりに、クレジットカードや電子マネーをメインで使うようにするのがおすすめです。
クレジットカード決済は売上側の場合、手数料の負担がありますが、ミスを減らし、経理を大きく効率化できることを考えればプラスでしょう。
支払を考えたときも、クレジットカードはネットで利用明細を見ることができます。
この利用明細は多くのクレジット会社でCSV形式でデータ化することができます。
仮にCSV形式にできなかったとしても、画面の内容やPDFのデータをドラッグしてExcelシートにコピペすれば、データ化することができます。
クレジットカードの売上、経費も本当は売り上げたとき、経費を使った時点で入力するのがおすすめなのですが、まとめてデータにする場合にはこれらの明細が役に立ちます。
残高管理をしなくて良いという点では、電子マネーもおすすめです。
たとえばSuicaなら、アプリで過去一ヶ月間の支払明細を見ることができます。
交通費は切符を買わない場合は領収書がないので、明細を見ることができるのは便利です。
電子マネーは、経理の点というよりも、レジが楽、支払がスムーズ、小銭を必要以上に持たなくて良いという点で積極的に使っていくことをおすすめします。
アプリも活用する
最近は便利な家計簿アプリが増えてきました。
現金取引は自分で入力しなければなりませんが、クレジットカードや電子マネーでの支払がメインの方の場合、ざっくりとプライベートのお金を把握するだけならアプリだけで十分かもしれません。
僕はmoneytreeというアプリを使っています。
預金口座、クレジットカード、電子マネーを登録しておけば自動で数字を連動してくれます。
ネットバンクを使う
ネットバンクを使えば預金取引の入力から解放されます。
個人なら無料、法人でも2,000円程度で使えるので、経理の手間を考えると使わない手はないでしょう。
ネットバンクも弥生会計、freee、マネーフォワードなどで連動が可能ですし、CSVファイルにしてExcelに取り込むこともできます。
売上は発生の都度記録し、クレジットカードや電子マネーを使うようにしていれば、預金取引は固定費の出金くらいになります。
月に一回会計ソフトかExcelに取り込めば十分です。
レシートの整理に時間をかけない
意外と、「レシートは綺麗に貼り付けて保存しなければいけない」と思われている方が多いのですが、レシートは保管さえしておけば綺麗にとっておく必要はありません。
家計簿なら記録をしたら捨ててしまって問題ないです。
事業の場合も、重ねて貼り付けたり、もっと言うと封筒にまとめて入れておくだけとかでも構わないのです。
きちんとデータにしてしまえば後で見返すことはない（そのためにデータ化すべきとも言えます）のですから、保存はテキトーで問題ないです。
万が一、税務調査がきた時にガサッと取り出せるようにしておけばOKです。
毎日経理をする・家計簿をつける
一見面倒だと思うかもしれませんが、毎日経理・家計簿をつけるのが一番楽です。
レシートを溜めてしまうとただでさえ面倒な経理がますます面倒になり、やること自体が嫌になってしまいます。
また、自分で経理をする・家計簿をつけることの一番のメリットはリアルタイムに数字を把握できることです。 毎日取引をデータ化し、数字を見ることで
- いま手元にいくらお金があるのか
- どれくらい入ってきてどれくらい使っているのか
が常に把握できます。
常に自分のお金の状況を把握することで、
- あといくら使うと来月きついな
- 今月はこれを買っても大丈夫
- あと◯回は飲みにいけるな
と言ったことがわかり、過度に我慢したり、使いすぎたりすることなく、上手にお金を管理できるようになるのです。
経理は自分で毎日するのが一番で、毎日するからこそ、効率化も常に考えていきたいですね。
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