フリーランス・ひとり社長の領収書の整理は簡単でOK

フリーランス・ひとり社長は領収書の整理・保管といったバックオフィス業務も自分でやらなければなりません。

とはいえ、領収書の整理・保管方法は意外とどうしたら良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、フリーランスの税理士である僕が、普段実際にやっている領収書の整理方法についてご紹介します。

目次

領収書は紙で保存する必要がある

領収書類は原則として7年間、紙で保存しなければなりません。

（法人の場合には、赤字の繰越の関係で10年保存しておくのが無難です。）

ちなみに、「電子帳簿保存」といって、一定の書類は紙で保存しなくてもよい制度があるにはあるのですが、現状、要件や手続きが非常に面倒で、フリーランスやひとり社長には現実的ではありません。

「紙で保存が必要」と割り切ってやり方を考える方が建設的です。

領収書は紙に貼る必要はない

領収書って紙にペタペタ貼るイメージがあると思います。（実際に僕も昔そうでしたし、勤務時代そういう業務を請け負っていることもありました…）

しかし、領収書を紙に貼る必要は全くありません。

紙に貼るのってそもそも面倒ですし、紙が必要な分、保管するにもかさばりがちです。

「あとでまとめて貼ろう」とか思っているうちにますます面倒になり、結局、毎年確定申告まで放置しますよね笑。

ですので、領収書は紙に貼らなくて大丈夫です。

ではどうするかと言うと、月別にざっくりまとめておきます。

まとめるには、クリアファイル、封筒、紙袋などが思いつきますが、これらだとかさばりがちで、ぐちゃぐちゃになりやすいです。

僕がやっているのは、13ポケットのファイルに月別に入れていく方法です。

おすすめのファイル

僕が使っているのはこのようなファイルです。

この記事を書いている現在ではまとめ買い対象商品なので、他の商品とあわせて買うか、他に買いたいものがない場合は店舗で買いましょう。

ほんの少し高くなりますが、東急ハンズとかロフトでも同じようなものは売っています。

ジップ（ファスナー）が付いているものもありますが、基本的に領収書を持ち運ぶことはないので、個人的にはジップはいらないかなと思います。（ジップ付きは値段も上がりますし。）

フリーランス・ひとり社長の場合、使える経費にも限度がありますし、各ポケットから飛び出てしまうほどの領収書の枚数もないかと思います。

このファイルに、月別にひたすら領収書・レシートを突っ込んでいきます。

日付などの順番は気にしなくて大丈夫です。

しいて言えば、ポケットは1〜12月まで順番に使った方が、ラベルを貼る必要もなく楽かと思います。

余った13ポケット目は、医療費や社会保険料控除のはがき、ふるさと納税の寄付金控除証明書など、事業の経費以外で確定申告のときに使う書類を入れています。

基本的に見返すのはこの13ポケット目だけで、他のポケットは領収書を見返すことがないようにするのがポイントです。

そもそも、この整理方法は「あとで見返す必要がない」ことが前提になります。

見返す必要があると、この整理方法のメリットがあまりなくなってしまいます。（見返す、というか見られるのは税務調査のときくらいです。）

見返す必要がないようにするためのポイントは、「毎日自分で経理をする」ということです。

「毎日なんて絶対ムリ！」と思われるかもしれませんが、コツがありますので慣れてしまえば大丈夫です。

毎日経理をしていれば、処理していない領収書が一時的にたまることはありませんし、領収書の内容は全てデータになっているので、そのデータを見れば内容がわかります。

紙の領収書は、基本的に二度と見返す必要がなくなります。

毎日自分で経理をするメリットややり方については、別途記事にしたいと思います。