「経費になる」

「経費で落ちる」

という言葉は良く聞きますが、「ぶっちゃけ経費って何？」という方は多いのではないでしょうか。

また、事業をやっている方にとっては、どこまでが経費で落ちるのかは気になるところです。

ここでは、

• 経費とは何なのか
• 経費の考え方

についてお伝えします。

目次

経費とは？

「経費になる、ならない」と言ったときの「経費」とは、

• 売上からマイナスできるもの
• 利益を減らし、税金を減らしてくれるもの

と言った意味合いになります。

「税金をできるだけ少なくする」という観点では、経費は多ければ多いほど良いわけです。

とはいえ、税金を取る側の国としては、何でもかんでも経費に入れられたら税金が全く取れなくなってしまいます。

そこで、「どこまで経費とできるか」という、ルールや考え方があります。

経費の考え方

経費で落とせるかどうかは、次のステップで考えます。

1. 自分が払ったか

まずはきちんと自分で払ったものかどうか。

たまに飲み屋などで自分が払っていない分の領収書をもらっている方を見かけますが、自分が払っていない分を経費に入れるのは脱税です。

自分で払っていない分を経費に入れると現金の残高もずれ、経理もゆがんでしまいます。

割り勘にした場合はその旨をレシートやExcelなどにメモしておき、自分で払った分だけを経費にしましょう。

2. 仕事に関係あるか

仕事に関係ないもの、プライベートの支出は経費にできません。

フリーランスの方であれば、こちらも参考にしていただけたらと思います。

意外と知らない？フリーランスが事業の経費にできないもの。

3. 売上に貢献するか

その支出が売上に貢献するかどうかも重要なポイントです。

これは、あくまで「払ったときにどうだったか」という基準で問題ありません。

「支出したけど、結果的に売上につながらなかった」というものでも大丈夫です。

間接費や一般管理などはまさにそうです。

たとえば、営業に関する本を買った場合、それを読んで実際に仕事が取れたかどうかに関わらず経費にすることは可能です。

4. 証拠があるか

払ったときのレシートや証拠があるかどうか。

内容や金額にもよりますが、証拠が全くないものを経費にするのは難しいです。

「どうしてもレシートをもらえなかった」「割り勘にした」などの場合は伝票やExcelを作って記録を残しておきましょう。

ちなみに、経費の証拠は領収書じゃないとダメだと思われている方が多いのですが、レシートでも全く問題ありません。

むしろ、レシートの方が店名や買ったものなどが明記されており、偽造が難しいため、多くの場合領収書より証拠能力は高いです。

領収書を出してもらうのは時間もかかりますので、基本的にレシートがあればOKと思っていただければ。

なお、レシートの整理・保管方法についてはこちらで紹介しています。

フリーランス・ひとり社長の領収書・レシートの整理・保管は簡単でOK

ちなみに、Amazonで購入した場合など、レシートが出ない取引についてはレシートがなくても大丈夫です。

念のため、「購入履歴」から領収書をダウンロードしPDFで保存しておくのが無難です。（2022年からは印刷して紙で保存ができなくなります）

また、このようなクレジットカードで購入するものについては、クレジットカードを会計ソフトに連携しておくと良いでしょう。

5. やましいところがないか

やましいところがないか、「プライベートでは？」と突っ込まれてもすぐに反論できるかどうか。

プライベートで友人と行ったキャバラクの領収書が「接待交際費」に含まれていた場合、本来であれば経費として認められません。

プライベートではない理由を即座に説明できれば、経費として問題ないでしょう。

さらに家族にも見せられるような正当性があれば、理由付けとしては強いです。

以上の5つの項目をクリアするものが、「経費」ということになります。

自分なりの経費の基準を作る

誰でも税金は払いたくないものですので、できるだけ経費を積みたい気持ちは良くわかります。（僕自身もそうですので）

しかし、何でもかんでも経費に入れようとすると歯止めが効かなくなり、一線を超えてしまう恐れもあります。

税務調査が入り、経費として認められなかった場合は、追加で払う税金に対しさらに10〜50%くらいのペナルティが課されます。

ご自身で経理をしながら、「これは入れる、これは入れない」という明確な基準を徐々に作っていきましょう。

確定申告や決算のときに判断しようとすると軸がぶれますので、日々の経理のときに判断するのがおすすめです。

フリーランス・ひとり社長が毎日自分で経理をするメリット。