仕事を納期までにきちんとこなし、かつ、やりたいことも実現していくにはタスク管理が欠かせません。
僕はタスク管理にTaskChute Cloudというツールを使っています。
目次
タスク管理は「見積もり」と「記録」をセットでやらないと意味がない
「何となく『タスク管理』をした方がいいとは思うものの、何をしたらいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
僕も始めて就職したとき、「仕事に優先順位をつけて期限までに終わらせるためには、タスク管理をしなければ」と思ったのですが、何を使ってどうやれば良いかわかりませんでした。
そこで、最初にやってみたのがカレンダーでの管理です。
その頃から手書きが苦手だったので、紙のカレンダーは使わず、ネットに落ちているExcelカレンダーを使いました。
ただ単に、カレンダーに仕事の期限や、いつ何をやるかを書き込んでいくだけです。
カレンダーに書くと、納期が明確になるというメリットはあります。
しかし、これだけではどの仕事にどれくらい時間がかかるか、わからないので計画をイマイチ上手く立てることができませんでした。
また、会社員の場合、上司、先輩、同僚、お客様など色々な割り込みが入るのが普通です。
仕事にかかる時間も把握していない上に、割り込みもあるのでは仕事が上手く進むはずはありません。
「まずは仕事にかかる時間・割り込みの時間を把握しないとダメだ」と痛感し、Excelでの「時間簿」を始めました。
Excelに、各仕事にかかった時間を記録していくシンプルなものです。
これをやることで、「各仕事にかかる時間」はわかるようになってきました。
「かかる時間」さえ把握していれば、何となく期限には間に合うようにはなります。
しかし、「かかる時間の記録」だけで燃え尽きてしまい、「計画を立てる」ところまでは行かなかったのです。
そのため、時間に追われている感覚を拭い去ることはできませんでした。
また、毎日が「やらなければならないこと」だけで終わってしまい、「緊急ではないけど重要なこと」をする時間がないという状態でした。
夢や目標は、ただ与えられた仕事をこなしているだけでは実現できません。
「緊急ではないが重要なこと」をいかにやっていくかがとても大事です。
この「緊急ではないが重要なこと」をするためには、やはり計画をたて、毎日のタスクなり、ルーティンなりに組み込んでしまうことが必要です。
この「時間を記録し、かかる時間を見積もり、計画を立てる」がセットでできるツールとしておすすめなのが、TaskChute Cloudです。
TaskChute Cloudは税理士受験生時代に少し使い始め、独立した今は毎日本格的に使っています。
TaskChute Cloudでタスク管理をするメリット
タスク管理をTaskChute Cloudでやることには、次のようなメリットがあります。
仕事の終了時間がわかる
タスクにかかる時間を見積もっていくと、その日の何時にすべてのタスクが終わるかが表示されます。
これにより、タスクが多すぎる、または少なすぎるかどうかがわかります。
いかに時間が限られているか日々認識できる
日々やりたいことは沢山あるものです。
タスクを見積もって時間を入れていくと、大抵は終わらせなければいけない時間をオーバーしてしまいます。
いかに時間が有限であるかを毎日認識できます。
使い込むほど見積もりの精度が上がる
毎日、時間の見積もりと記録をしていれば「どの仕事にどれくらい時間がかかるか」という見積もりが正確になっていきます。
TaskChute Cloudでは、見積もり時間を入力する際に「過去の平均値」を自動で出してくれて、その時間を見積もりとして使うこともできます。
時間の使い方がうまくなる
- 時間がいかに有限であるか
- どのタスクにどれくらい時間がかかるか
を把握できることにより、どうでも良いことをやめたり、仕事を効率化しようというモチベーションが生まれます。
限られた時間でいかにやるべきことをするか必死で考えるようになるので、時間の使い方が上手くなります。
習慣化しやすい
TaskChute Cloudには「ルーチン」といって毎日、または一定期間ごとにやるタスクを設定できます。
習慣にしたいことをルーチンに設定してしまえば、それを毎日なり毎週なり見ることになります。
そうすると「やらなくちゃ」という気になりますし、それをこなす時間も「タスク」として確保しているので、習慣化しやすくなります。
目標達成しやすい
ルーチンを使ってタスクを毎日、毎週などやると決めてしまえば、自ずと行動できるようになります。
その結果、目標を達成しやすくなるというわけです。
僕は、毎日の日課以外でも、短期間に達成したいこと、やりたいプロジェクトなども「ルーチン」に設定しています。
有効な先延ばしができる
「今日やらなくても良いこと」は他のタスクとの兼ね合いにより、先延ばしをした方が良いこともあります。
日々時間の記録と見積もりをやっていれば、多少先延ばししても期限に間に合わせることは難しくありません。
TaskChute Cloudでは、設定したタスクの日付変更も簡単にできます。
リマインダーとしても使える
タスクの設定はその日にやること以外も設定できます。
毎週、毎月、年1回など、忘れがちなことも「ルーチン」に設定しておけばリマインダーとしても使えます。
カレンダーを使っても良いのですが、結局「カレンダーを見て思い出す→タスク管理ソフトに時間の見積もりを入れる」ということになり、二度手間になります。
その点、TaskChute Cloudはすべてのタスクを一元管理できるのです。
まとめ
このように、TaskChute Cloudは単なるタスク管理ツールではなく、習慣化や目標達成の強力なパートナーとなり得るものです。
料金はこの記事を書いている現在、月額税込み486円、年間一括払いの場合4,860円です。
（個人的には2倍くらいでも全然使います。）
まずは1月試してみて、良ければ年払いに切り替えれば良いかと思います。
TaskChute Cloudの具体的な使い方や、ショートカットキーなどについてはこちらに書いています。
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Postscript執筆後記
Aesopが好きで、先日ハンドクリームを買おうとショップに行ったのですが、あまりにも混んでいて並ぶのも断念。入場制限は密にならないようにしたい（ブランディングの意味もあるのかもしれませんが）という意図なのでしょうが、すでに買いたいものが決まっていてパッと買って帰りたい人もいるはずです。
そういう人のことも考えてほしいなと、少し思いました。
Something New一日一新
自己理解ワークを始めたCanvaでKindle本表紙作成
マネーフォワードクラウド社会保険
＼本を出版しました／
＼セルフマガジン無料送付／
