会計ソフトの弥生会計を使っている場合、Excel上でチェック・修正して再び弥生会計に取り込むのがおすすめです。

目次

Excelでのチェック・修正をおすすめする理由

弥生会計上でも仕訳のチェックや修正をすることはできます。

しかしながら、弥生会計はやや操作性が悪く、チェックや科目の一括変換などが面倒です。

Excelの方が動作が軽く、フィルターで絞り込んで一括置換するといったことがスムーズにできます。

また、ピボットテーブルを使えば任意の観点からチェックするといったことも可能です。

 

  1. 弥生会計からcsvで仕訳データを吐き出す
  2. Excelファイルにし、チェック・修正
  3. 再びcsvで保存し、弥生会計に取り込む

といった方法がおすすめです。

Excelでチェック・修正して弥生会計に取り込む方法

弥生会計からエクスポート

まずは仕訳データを弥生会計からエクスポートします。

上部のリボンから「帳簿・伝票」→「仕訳日記帳」と進みます。(alt→C→Jと順番に押しても選択できます)

弥生会計で仕訳日記帳を開く

会計期間を全期間とし、「ファイル」→「エクスポート」でエクスポートします。

弥生会計から仕訳をエクスポート

パソコン内の任意の場所に保存し、該当のcsvファイルを開いてF12キーでExcelブック形式で保存します。

Excelでチェック・修正

Excelデータができたら、Excelの仕訳データ全体を選択(ctrl+A)し、ctrl+Tでテーブルにします。

その後、ピボットテーブルを作ってチェックしていきます。

alt→N→Vと順番に押し、新しいシートにピボットテーブルを作成します。

ピボットテーブルの作り方、使い方はこちらも参考にしていただければと思います。

 

まずは、借方科目の消費税区分を確認するピボットテーブルを作ってみます。

必要な項目は、

  • E列:借方勘定科目
  • H列:借方消費税区分
  • I列:借方金額

です。

 

作ったピボットテーブルのどこかにカーソルを合わせるとフィールドが出現します。

以下のようにフィールド名をドラッグ&ドロップすれば、科目ごとの消費税区分の表ができあがります。

借方科目のピボットテーブルのフィールド

借方科目のピボットテーブル

この表を使って消費税区分をチェックしていきます。

たとえば、事業主貸・事業主借はすべて消費税は対象外となりますので、仕訳の消費税区分が正しいことがわかります。

すべての科目でこのように確認していき、おかしいところがあれば仕訳データに戻ってチェックします。

 

仕訳データを修正したいときは、Excelの置換を使うと便利です。

修正したいデータや列を選択し、ctrl+Hを押すと置換のタブが出てきます。

仮に、借方の「消耗品費」すべてを「通信費」に変えたいときは、以下のように入力して「すべて置換」を押します。

弥生会計のデータをExcelで置換

 

借方科目のときと同じ要領で、貸方科目のピボットテーブルも作ります。

借方科目のピボットテーブルを任意の場所にコピペし、ピボットテーブルのどこかを選択してフィールドを表示させます。

貸方科目の場合は以下のようにフィールドを設定していただければと思います。

貸方科目のピボットテーブルのフィールド

以下のような表ができればOKです。

貸方科目のピボットテーブル

 

次に、摘要ごとにチェックするピボットテーブルも作ってみましょう。

借方科目・貸方科目それぞれ以下のようにフィールドを設定します。

 

借方科目

借方科目の摘要ごとのピボットテーブルのフィールド

貸方科目

貸方科目の摘要ごとのピボットテーブルのフィールド

以下のような表ができあがります。

 

借方科目

借方科目の摘要ごとのピボットテーブル

貸方科目

貸方科目の摘要ごとのピボットテーブル

これで、摘要ベースでも消費税区分が正しいかチェックすることができます。

なお、もとの仕訳データで科目や摘要ごとにフィルターをかければ、内容や勘定科目が正しいかのチェックもできます。

 

Excelでのチェック・修正が終わったら、ctrl+Sで上書き保存しておきます。

その後、F12キーを押して「csvコンマ区切り」で新しいファイルとして保存します。

弥生会計にインポート

最初にもとの仕訳データを削除しておきます。

削除しないと、インポートしたあとで二重仕訳となってしまうからです。

以下の手順で仕訳を削除します。

 

  1. 仕訳日記帳を開く
  2. 先頭行の左端をクリックし、先頭行を黒く反転させる
  3. 先頭行を反転させた状態で、右のスクロールバーを一番したまでドラッグする
  4. 一番下の行の左端をShiftを押しながらクリックする
  5. すべての行が黒く反転している状態でctrl+Deleteキーを押し、すべての仕訳を削除する

 

一括削除前に念のためバックアップをとっておいた方が良いでしょう。

一括削除が不安であれば、事業所データを新しく作り、一度インポートの実験をしてみるのも手です。

 

仕訳日記帳が空っぽになったら、いよいよインポートです。

仕訳日記帳を開いた状態で「ファイル」→「インポート」とクリックし、該当のcsvファイルを探します。

なお、なぜかデフォルトでは「テキストファイル」しか表示されないので、ファイル形式を「すべてのファイル」にするとcsvファイルも表示されます。

弥生会計にcsvをインポート

文字の前後に空白スペースがあったり、特殊文字があるとエラーになる場合があります。

テキストファイルでエラーログが出力されますので、こちらを見ながら修正します。

 

最初はとっつきにくく、何回かインポートエラーが出るかもしれませんが、慣れてしまえばExcelでチェック・修正する方が速いです。

ぜひ挑戦してみていただければと思います。

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Postscript執筆後記

今日は初めてポートレート撮影をしていただきました。
色々な話もでき、楽しめました。
仕上がりが楽しみです。

Something New一日一新

ポートレートモデル

\本を出版しました/

Seiji Aihara / 相原 征爾

Seiji Aihara / 相原 征爾

お金・時間・やりがいなどのバランスを取り人生を楽しむことをサポートする、東京の30代税理士。ひとり社長。

得意な仕事はクラウド会計の導入・ペーパーレス化・経理業務効率化・各種シミュレーション・独立支援など。
遠方・オンライン・スポット対応可能です。
簿記がわからなくても、一から経理ができるようにお伝えします。
Windows・Mac両対応。

音楽、映画、インターネット、カレー、クラフトビールが大好き。
名刺、ロゴ、WordPressテーマ、本の表紙から音楽まで自作する、自称超クリエイティブ。

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著書 『知識・経験ゼロでも独立して人生を楽しむ方法』