パソコンの作業効率を上げる3つの意識とテクニック。

パソコンの作業効率を上げる3つの意識とテクニック。

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今や仕事にもプライベートにも不可欠となったパソコン。

そんなパソコンを最大限人生に活かすには、ひとつひとつの作業のスピードアップが欠かせません。

パソコンの作業効率を上げるための基本的なテクニックと、スピードを上げるために意識すべきことをまとめてみました。

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「探す時間」を短縮する

フォルダを使わずに、検索する

仕事やプライベートで使うファイルはフォルダ分けをして整理しているという方も多いと思います。

以前は僕もフォルダをいくつも作っていました。

しかし、フォルダを作ったものの、どこのフォルダに何を入れたかわからなくなってしまったという経験も多いのではないでしょうか。

これでは整理した意味がないですよね。

実はフォルダは作らない方が、探すのに時間がかからないのです。

名前さえきちんとつけておけば、「検索」すればすぐにお目当てのファイルを見つけることができます。

Windowsなら、左下のWindowsキーを押せばすぐに検索したいファイル名を入力できます。

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また、フォルダは作るのにも、どのフォルダに入れるか考えるのにも時間を使ってしまいます。

フォルダは作らずに、検索して探すようにしましょう。

ブックマークも検索する

ブックマークやお気に入りに登録してあるページも、検索することでより効率的に使うことができます。

登録してあるページが少ないうちはブックマーク内をスクロールして探してもそんなに不便ではありません。

しかし、お気に入りしたページが増えてくるとブックマーク内を探すだけで時間を使ってしまいます。

僕もちょっとでもいいなと思ったらすぐブックマークしてしまうので、ブックマークの量はすぐに増えてしまいます。

スクロールして探しているとなかなかお目当てのページがみつからなかったりするので、ブックマークの真ん中らへんや下の方のページは、ブックマーク内を検索して探すようにしています。

スマホなら、SafariもChromeもデフォルトでブックマーク内を検索できるようになっていますが、パソコン版のChromeだとブックマーク内を検索する機能が最初からついていません。

実は、拡張機能を使えばブックマーク内を検索できるようになります。

ブックマーク検索 – Chrome ウェブストア

導入は簡単なので是非使ってみてください。

EvernoteやPocketなどのアプリ内でも、検索して探すクセをつけておくと良いかもしれませんね。

ファイルは「更新日順」に並べる

ファイルはデフォルトだと名前順とかになっていることが多いですが、これを「更新日順」に並べ替えましょう。

Windowsなら、左上のリボンから「表示」→「並べ替え」で変更できます。

よく使うファイルは、それだけ更新頻度が高くなるので自然と上の方に表示されますし、名前のすぐ横に「更新日時」が表示されるので、ファイルごとにわざわざ名前に日付をつける手間も省けます。

「移動する」時間を短縮する

フォルダ内、ファイル内、ブラウザ内でのカーソルやポインターを素早く移動することができれば、かなり作業効率を上げることができます。

マウスをなるべく使わないようにするのがポイントです。

ショートカットキーを使う

スピードアップの基本と言えばこれですね。

仕事が速い人は、間違いなくショートカットキーにこだわります。

Windowsで使えるもの、Macで使えるもの、エクセルやワードなど特定のソフトで使えるもの、Google Chromeなどブラウザで使えるものなど、ショートカットキーはほぼ無限に存在します。

と言っても全部を覚える必要はなく、普段自分が良く使う操作のものだけを覚えれば十分です。

最初は面倒でも、毎回使っていれば自然とすぐに覚えてしまいます。

新しいソフトを使うことになったら、ショートカットキーはなるべく早いうちにチェックしておきましょう。

だいたいどのソフトでも「ヘルプ」などを見れば載っています。

アクセスキーを使う

アクセスキーとは簡単にいうと「Alt」キーを使ったショートカットキーのようなものです。

ショートカットキーが不明な場合や、もともとショートカットキーが割り当てられていない場合でも、アクセスキーを使えばマウスを使うよりも速く操作することができます。

例えばエクセルで「セルを結合して中央揃え」をしたいときは、結合したいセルをShiftを押しながら矢印キーで選択し、

Alt→H→M→C

の順でキーを押せば素早く「セルを結合して中央揃え」の操作をすることができます。

まずはAltを押せばそのファイルのリボンのところに「1、2…」「H、M」みたいな番号やアルファベットが表示されるので、操作したいメニューの場所の番号やアルファベットを順に押していけばいいのです。(ショートカットキーのように同時に押す必要はありません。)

ショートカットキーと合わせて使っていけばかなり操作が速くなります。

Tabキーを使う

Tabキーもかなり便利です。

有名なのは、ブラウザ内の申込みフォームや入力フォームなどで、入力中にTabキー押すと次の項目に進めるというものですね。(例えば、「名前」欄を入力していて、次に「フリガナ欄」を入力したいときは、マウスを使わなくてもTabキーを押せば「フリガナ」欄にカーソルを移動させることができます。)

他にも、大抵のソフトでもTabキーを押せば次の項目に移動できますし、Shift+Tabでひとつ前の項目に戻ることができます。

これはブラウザなどでも同様です。

(ちなみに良くあるブラウザ内のチェックボックスは、矢印キーでボックスを選択した後、スペースキーでボックスにチェックを入れると速いです。)

ファイルを開くときも、ファイルが表示されている場所によっては検索するよりもTabキーを押した方が速い場合もあります。

例えばWindowsなら、Windowsキーを押した後Tabキーを2回押すとこのように白い四角が出てくるので、矢印キーで選択→Enterでファイルを開くこともできます。

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複数ファイルはShift、Ctrlキーを使って選択

複数のファイルを一度に選択したいときって良くありますよね。

  • 隣接しているファイルをまとめて選択したいときは、Shift+矢印キー
  • 離れている複数のファイルをまとめて選択したいときは、Ctrlを押しながら矢印キーで移動し、スペースキー

で選択すれば、マウスで一個ずつチェックを入れて選択するよりも速く操作することができます。

右クリックメニューもキーボードで操作する

色んなアプリケーションを使っていると、右クリックでしか出せないメニューに出くわすことがあります。

実は右クリックをして出すメニューもマウスを使わずに操作することができます。

Shift+F10

というショートカットキーを使い、表示されたメニューを矢印キー又はアクセスキーで選択すれば、「右クリック」する必要がなくなるのです。

これを使いこなせるようになるとかなり作業効率が上がります。

これらのショートカットキー、アクセスキー、Tabキーなどはとても便利なのですが、タッチタイピング(ブラインドタッチ)ができていないと効果は半減してしまいます。

タッチタイピングは全てのスピードアップの基本ですし、一度身につけてしまえば一生使えるスキルです。

まだタッチタイピングができていない方は、まずはそこからマスターするようにしましょう。

「立ち上げる時間」を短縮する

パソコンをシャットダウンしない

パソコンはシャットダウンすると立ち上げるのに時間がかかります。

会社や学校だと「帰る時は必ずシャットダウンすること」といったようなルールがあって仕方ないときもありますが、自宅で使っているパソコンなら毎回シャットダウンする必要はありません。

最近のパソコンはシャットダウンしても、スリープ状態でも大して消費電力は変わらないので、効率を考えればシャットダウンしないほうが良いです。

ちょっと重くなってきたときだけ再起動すれば十分です。

毎日使うファイルは閉じない

毎日のように使うファイルは、わざわざ毎回閉じる必要はありません。

ファイルも起動するのにいくつか文字を入力したり、クリックしたりしなければならないので、毎日使うファイルについて毎回これをやっていては時間の無駄です。

パソコンを閉じる前に毎回Ctrl+Sで上書き保存すれば、閉じなくても問題ないでしょう。

こちらも会社のパソコンとかだとできなかったりしますが、僕は

  • Google Chrome
  • windows live writer
  • Excelの経理ファイル

などは、ほぼ毎日使うので常に開きっぱなしにしています。

ちなみに、Google Chrome内でも、

  • Pocketのトップページ
  • WordPressの管理画面
  • Search Consoleのダッシュボード

などのタブはいつも開いたままです。

パソコンの整理を定期的にやる

部屋の掃除を毎週するように、パソコンの中の掃除も必要です。

できれば毎日、いらないファイルはどんどん削除するようにしましょう。

ブログを書いていると下書きや画像のファイルが溜まりがちになってしまうのですが、バックアップしたらどんどん削除するようにしています。

意外と容量を食っているのがiPhoneのバックアップファイルです。

こちらも、最新のものだけを残して後は削除してしまいましょう。

重くなったら「ディスクのクリーンアップ」

パソコンを使っていると、「一時ファイル」などのいわゆる「パソコンのゴミ」のようなものが溜まってきます。

これのせいでパソコンが重くなることも良くあります。

「最近重いな」と思ったら、「ディスクのクリーンアップ」をしてみましょう。

場合によりますが、1~2GBくらい容量が増えることも多いです。

Windowsなら、以下のように操作します。

  1. Windowsキーを押して検索欄に「PC」と入力
  2. 「PC」が表示されたら、Enterを押して、その中の「OS」の上で右クリック→「プロパティ」を選択
  3. 「全般」タブを選び、チェックボックスにチェックを入れて「ディスクのクリーンアップ」「OK」をクリック

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「削除するファイル」は基本的に全てチェックを入れてしまって大丈夫です。

ファイルが多いと時間がかかることもありますので、暇なときにやりましょう。

常駐アプリケーションを無効化する

パソコンの起動時に自動で立ち上げるようになっているソフトが多いと、起動に時間がかかるだけでなく、ソフトの動作やブラウザの表示なども重くなってしまいます。

使っていないアプリケーションや、無効化しても問題がないアプリケーションは起動時に立ち上がらないように設定しておきましょう。

Windowsの場合は、

  1. Windowsキーを押す
  2. スタートメニュー下部の検索ボックスに「msconfig」と入力
  3. 検索結果に「システム構成」と表示されるので、Enterキーを押す
  4. Fnキーを押しながら(ノートパソコンなどの場合は、Ctrl+Fn)、↓キーで「スタートアップ」を選択
  5. 「タスクマネージャーを開く」「OK」が選択されていることを確認してEnterを押す
  6. 状態が「有効」となっているもののうち、必要のないものを矢印キーで選択し、Altを押しながらAを押して無効化する(Altを押しながらNを押せば、無効になっているものを有効化できます。)
  7. 選択し終わったらパソコンを再起動する

といった手順で簡単に設定できます。

無効にしても問題ないプログラムは、

  • 利用していないもの
  • パソコンのメーカーが開発したもの(メーカー名が名前に入っているもの)

などです。

一方、無効にしてはいけないプログラムは、

  • ウイルス対策ソフト
  • 名前に「Windows」「Driver」と記載されているもの

などです。

インストールしたアプリケーションが、勝手に常駐プログラムになっていることは良くあります。

「週に何回か使うけど、毎日は使わない」程度のアプリケーションなら、常駐にしておく必要はないです。

常駐プログラムの無効化はかなり効果がありますので、ディスクの最適化をしても重い時は是非試してみてください。

古くなったら買い換える

こちらは最終手段ですが、どうしようもなく遅くなってしまったら買い替えてしまうのが一番です。

パソコンは消耗品ですので毎日使っていればだんだん遅くなってきます。

これはもう仕方のないことです。

そんなに遅くなっていないとしても、古いままだと周辺機器や新しいソフトなどに対応できなくなることもあります。

仮に20万円のパソコンを買っても、2年間使えば一日辺り300円くらいです。

300円で仕事もプライベートもパフォーマンスが上がると思えば、安い投資ではないでしょうか。

2年以上使っていて、ディスクのクリーンアップや常駐プログラムの無効化をしても重いままであれば、買い替えも検討してみましょう。

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まとめ

パソコンの作業スピードを上げるには、

  • ファイルの探し方など、ちょっとした工夫をする
  • ショートカットキーなど、自分のスキルを高める
  • パソコンの整理をするとともに、買い替え、マウス、キーボード、デュアルディスプレイなど環境に投資する

と言ったことが大事です。

やり方を変えるのが最初はちょっと面倒でも、意識してやっていくうちに仕事全体のスピードは大きく変わります。

パソコンでの作業効率化のために、ひとつづつでもいいので試してみてください。

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