会計ソフトに仕訳データを入れたら、そのデータをチェックしてみましょう。

目次

仕訳を登録するだけになっていないか

freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトに預金やクレジットカードを連携しておけば、会計ソフトに自動で取引が入ってきます。(マネーフォワードの場合、仕訳にするには「登録」という処理が必要です)

この自動連携や仕訳登録は経理の第一歩であり、大事なことではあります。

ただ、この仕訳登録しただけで終わってしまい、「自分の会計データを見たことがない」という方も多いのではないでしょうか。

 

「知り合いや税理士に勧められ、とりあえず会計ソフトを入れてみたけど、使い方や見方が良くわからない」という方もいらっしゃるでしょうし、「とりあえず自動で登録しているから大丈夫」と思われている方もいらっしゃるかもしれません。

 

ただ、自動連携はあくまで自動で日付・取引先・金額などが入ってくるだけで、勘定科目などは最初のうちは自分で選び、科目をソフトに覚えてもらう必要があります。

また、自動連携しているからといって必ず残高が合うとも限りません。

様々な理由で、実際残高と会計ソフトの残高がずれることはあるのです。

会計ソフトのデータをチェックしよう

というわけで、仕訳を登録しただけでは経理は不十分であり、その登録したデータを自分で確認・修正する必要があります。

内容の確認をしていなければ仕訳が間違っている可能性があるわけです。

間違っているということは、データとして意味を成さない、判断や意思決定に使うことができないということです。

つまり、データをチェックしていないのは経理をしていないこととあまり変わらないとも言えます。

 

ここで、経理をする意味について少し考えてみましょう。

おそらく、

  • とりあえず税理士に入れるよう言われたので会計ソフトを入れた
  • 「確定申告がラクになる」と聞いたから会計ソフトを買ってみた
  • 経理は税務署のためと思っている

という方も多いと思います。

 

ただ、わざわざ安くないお金を払って会計ソフトを使っているわけです。

そこから得られるデータは事業に生かしたいものです。

 

経理データを見ていれば、

  • 資金はあるか
  • 売上は立っているか
  • 使いすぎている経費はないか

ということが分かります。

 

その結果、

  • この経費は無駄だから削減しよう
  • 資金が目減りしているから、借り入れを検討しよう
  • この部門は生産性が低いから、方向転換しよう

といった判断ができるようになります。

逆に言えば、ただ取引を自動連携したり仕訳登録をするだけでは、これらのことはなかなか見えて来ないはずです。

チェックするなら推移表

会計ソフトでデータをチェックするときは、推移表(月次推移)を使うのがおすすめです。

推移表を使う理由

推移表とは、月別に預金や売上などの金額を並べて表示したものです。

月別に比較することで、増えているのか減っているのかがわかりやすくなります。

 

また、異常値も把握しやすいです。

たとえば、推移表を見たところ先月の交際費が2万で、今月が20万だったとします。

今月に本当に20万使っていれば仕訳自体は正しいということになりますが、20万も使った覚えがなければ、金額や科目が間違っている可能性があります。

 

仕訳自体が正しいとしても、仮に「交際費の月別予算は5万」と考えている場合、「20万は使いすぎ」ということになります。

この「使いすぎている」ということも推移表を見れば気づきやすくなるのです。

 

なお、会計ソフトには「残高試算表」というものもあります。

これは一時点(「4月」なら4月末時点)の残高を表示したものです。

銀行など金融機関からはこの残高試算表を求められることが多いのですが、ご自身で会計ソフトのデータを見るときは使わなくて大丈夫です。

推移表の出し方

一般的な会計ソフトでは次の方法で推移表を出すことができます。

  • マネーフォワード:左のメニューから「会計帳簿」→「推移表」
  • freee:「レポート」→「月次推移」
  • 弥生会計:上部メニューの「集計」→「月次残高試算表」

 

推移表には「貸借対照表」と「損益計算書」の2つのタブがありますので、両方見るようにしましょう。

なお、この記事を書いている現在でfreeeの個人向けの「スターター」プランでは月次推移を出すことができません。

この点では、フリーランス(個人事業主)の方であればマネーフォワードの方がおすすめです。

 

税理士に依頼されている方であれば、数字の見方についても聞いてみましょう。

数字がわかるようになれば、経理もより楽しくなります。

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Postscript執筆後記

今日はお客様と打ち合わせ、その後病院へ。
病院へ行くたびに健康が第一だなぁとつくづく思います。

久しぶりに神保町近辺へ行ったので、カレー屋の「エチオピア」へ。
税理士受験生のとき以来したが、変わらぬ美味しさでした。

Something New一日一新

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Seiji Aihara / 相原 征爾

Seiji Aihara / 相原 征爾

お金・時間・やりがいなどのバランスを取り人生を楽しむことをサポートする、東京の30代税理士。ひとり社長。
ブログ「FAVPRESSO」は平日毎日更新。

得意な仕事はクラウド会計の導入・ペーパーレス化・経理業務効率化・各種シミュレーション・独立支援など。
遠方・オンライン・スポット対応可能です。
簿記がわからなくても、一から経理ができるようにお伝えします。
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音楽、映画、インターネット、カレー、クラフトビールが大好き。
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著書 『独立して人生を楽しむ方法』