日々の経理はExcelでやるのがおすすめです。

なぜExcelで経理した方が良いのか、また、具体的なやり方をまとめてみました。

目次

なぜExcelなのか

「経理」と聞いて思い浮かぶツールは会計ソフトかと思います。

実は、僕は普段の経理では会計ソフトは使っていません。

理由は、単純に会計ソフトが使いづらいからです。

法律上、「総勘定元帳」と呼ばれる書類を作って保管する必要がありますが、こちらはExcelだけでやろうとするとマクロが必要になり、現実的ではありません。

そのため、確定申告のときには仕方なく会計ソフトを使っているという実情があります。

会計ソフトの試算表や推移表は見づらく、科目を作ったり、仕訳辞書を作ったり、呼び出したりするのもいちいち手間がかかります。

クラウド会計ソフトはクラウドという性質上、動きがもっさりしており、お世辞にも仕訳を入力しやすいとは言えません。

 

一方、Excelなら、起動が速く、ネット環境がなくても使えます。

様々な機能やショートカットキーも充実しており、自分好みにカスタマイズできます。

データの分析もしやすいです。

 

とは言え、会計ソフトにも良いところはあります。

それは、預金やクレジットカード、Suicaなどが連携できることです。

連携できるものは会計ソフトに連携してしまい、入力しなければならないものを入力したり、分析をするのはExcelという使い方がおすすめです。

ちなみに、レシートをスキャンする方法もありますが、現状は精度がいまいちで、スキャン後に修正が必要になることも多いです。

それなら、最初から入力してしまった方が早いため、僕はExcelに入力することを選んでいます。

Excel経理の方法

「Excel経理」といっても、特に難しいことはしません。

以下のように「日付」「摘要(何に使ったか)」「金額」を入れていきます。

Excel経理

年月日

年月日は毎回「2021-5-31」といったように打つのは面倒なので、別々に入力できるようにしています。

普段は「日」だけ入れれば良く、一定期間入れたらcontrol+Dで年月を下にコピーします。

日付順に並び替えるときは、「年月日」がまとまっているデータがある方が便利です。

J列にDATE関数で年・月・日を合体させています。

摘要

摘要欄は2つにわけています。

これは将来的に会計ソフトにインポートするときにこの方が便利なためです。

1つ目には何に使ったか、2つ目の欄はどこで買ったか(支払先)を記録します。

このとき、内容がわかりさえすれば良いので、店名などは厳密に入れる必要はありません。

たとえば、スタバなら、「スターバックス 神保町店」と入れる必要はなく、「スタバ」だけでOKです。

売上なら、1つ目に売上の内容、2つ目に相手先を入れると良いでしょう。

区分

フリーランス・ひとり社長なら、事業のお金・プライベートのお金もすべて自分のお金です。

合わせて経理をしないと意味がありません。

使ったものはすべて同じExcelシートに入れてしまい、あとで分けることができるようにしておくのが得策です。

記号は何でも良いのですが、僕はプライベートは空欄、税理士事務所分はz、医療費はi、会社分はcとしています。

記号でソートして会計ソフトに取り込むわけです。

また、ここで分類しておくと、後述するピボットテーブルでの分析でも使えます。

分析

「分析」という名前にしていますが、「科目」のイメージです。

何に使ったかをおおまかに分類するためにこの欄を使用します。

厳密な会計の勘定科目を使う必要はなく、自分がわかりやすい・分析したい項目名にしておきます。

備考

割り勘にしたもの、領収書やレシートがないものなどはここにメモしておきます。

ピボットテーブルで分析

control+T(Macなら⌘+T)で「テーブル」にしておくと算式が自動でコピーされ便利です。

その上で、挿入タブから「ピボットテーブル」(WindowsならAlt+N+V)でピボットテーブルを作ります。

Excel上で入力漏れなどミスのチェックができ、何にいくら使っているかの分析もできます。

ピボットテーブルで分析

ピボットテーブルで分析

会計ソフトにインポート

最終的には、事業の分は会計ソフトに入れなければなりません。

会計ソフトへインポートできる形式はソフトによって異なります。

別のシートにインポート形式を用意しておき、入力用のシートと数式で連動させておくとスムーズです。

会計ソフトへのインポートはまたどこかで記事にします。

サンプル

サンプルを作ってみましたので、よろしければダウンロードしてお使いください。

1行目からデータは上書きして入力してしまって大丈夫です。

Excel経理サンプル

 

とにかくデータさえ用意しておけば、決算や確定申告のときに何とでもなるものです。

Excelでの経理、ぜひ試してみていただければ。

 

 

 

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Seiji Aihara / 相原 征爾

Seiji Aihara / 相原 征爾

『独立は最強の解決法』という理念のもと、長期的な視野と絶妙なバランス感覚で人生を楽しむことをサポートする、ひとりビジネス専門税理士・ライフコンサルタント。

得意な仕事はクラウド会計の導入・ペーパーレス化・経理業務効率化・各種シミュレーション・独立支援など。
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簿記がわからなくても、一から経理ができるようにお伝えします。
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著書 『知識・経験ゼロでも独立して人生を楽しむ方法』