フリーランスやひとり社長の場合、会計ソフトで「現金」勘定は使わないようにしましょう。

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「現金」勘定を使うとめんどくさい

どの会計ソフトでも1番上にあって目につきやすい「現金」。

「現金」はどんな個人事業主・会社にも出てくるもの、という認識がある方も多いかと思います。

しかし、現金勘定は意外と使い方が難しく、会計ソフトで「現金」を使ってしまうと経理が面倒になります。

 

なぜ面倒になるかというと、現金勘定を使った場合、現金の残高管理をしなければならないからです。

フリーランス(個人事業主)やひとり社長の場合、事業のお金もプライベートのお金も全部ひっくるめて自分のお金です。

ところが、事業のお金を「現金」で管理しようとすると、事業のお金だけはきっちり会計ソフト上で残高管理しなければなりません。

たとえば、いま預金口座に200万円あるとします。

ここから事業のお金として1,000円札を引き出し、その1,000円を事業用の金庫なり財布なりに移動させます。

そして、その1,000円札を持って文房具屋に行き、仕事で使う100円のボールペンを買いました。

家に帰ってきて、おつりの900円を事業用の金庫に入れます。

この取引を仕訳にすると、

消耗品費 100円 / 現金 100円

となり、会計ソフト上の「現金」の残高は900円です。

 

通常の会社などで、数人の従業員がいれば「小口」を使うのが普通です。

上記のような現金の使い方をすることも多いでしょう。

しかし、先程も言いましたが、フリーランスやひとり社長の場合、事業のお金もプライベートのお金も自分のお金であることに変わりありません。

わざわざ事業のお金の残高・プライベートのお金の残高を日頃からきっちり管理する必要性は薄いでしょう。

フリーランス・ひとり社長の場合、

  • 事業・家計それぞれでいくら使っているか
  • 事業・プライベート合計でいくらお金があるか

を把握できれば十分です。

現金の残高については、1円単位できっちり把握しておく必要はありません。

それよりも、フリーランス・ひとり社長の経理ではスピードが大事です。

迅速な経理ができれば、迅速な経営判断に役立ちます。

 

法人はもちろん、個人でも青色申告の場合「貸借対照表」を作らないといけません。

この貸借対照表に載っている現金がマイナスだったり、何百万もあったりするのをたまに見かけます。

これは、本来間違ったB/Sということになります。

「現金」勘定を使ってしまうと、常日頃から残高管理をすることになり、決算や確定申告でも残高を合わせなければなりません。

(残高が合わないと、「現金過不足」といった処理が必要になります)

ここにエネルギーを使うのはもったいないですので、「現金」勘定は使わないようにしましょう。

 

「現金を使うデメリットはわかったが、じゃあどうやって経理するんだ」と思われるかもしれません。

「現金」の代わりに使うのが、「事業主借」「役員借入金」です。

便利な「事業主借」「役員借入金」

「事業主借」は「事業主」、つまりフリーランス本人からお金を借りているから「事業主借」。

「役員借入金」は文字通り社長(役員)本人から借りているから「役員借入金」といった意味合いの科目です。

先程の仕訳でいうと、フリーランスなら

消耗品費 / 事業主借

ひとり社長なら

消耗品費 / 役員借入金

となります。

わざわざ事業とプライベートのお金をわけずに、フリーランス・社長本人のお金で支払ったことをそのまま仕訳にしたイメージです。

 

「事業主借」は「事業主貸」でもOKです。

ただ、現金売上などが少ない場合、事業主貸を使ってしまうと「事業主貸」勘定がマイナス残高となることが多くなり、見た目的に気持ち良くないという方もいらっしゃるかもしれません。

通常は「事業主借」の方を使えば良いでしょう。

 

「役員借入金」は「短期借入金」「社長借入金」などでも構いません。

「役員借入金」「社長借入金」は会計ソフトにデフォルトではないことが多いので、その場合は各ソフトの「科目設定」のようなところから作っておきましょう。

 

「事業主借」「役員借入金」どちらもプライベートが事業のお金を立て替えているイメージですが、フリーランスの場合、事業主借の残高は気にしなくて大丈夫です。

翌期首に結局元入金に組み入れられてゼロになってしまうからです。

ひとり社長の場合は、ある程度残高が溜まってきたら、好きなときに立て替えている分を精算しましょう。

何でもかんでも「事業主借」「役員借入金」でOK

「事業主借」「役員借入金」は現金で入出金があったものだけしか使ってはいけないわけではありません。

事業用口座での支払い・入金は「普通預金」の勘定を使いますが、Suicaなどの電子マネーや、クレジットカードで支払ったものも「事業主借」「役員借入金」を使って構いません。

 

もちろん、電子マネーやクレジットカードは会計ソフトに連携してしまうという手もあります。

ひとり社長で、法人専用Suicaや法人クレカがある方は連携しても良いでしょう。

ただ、事業専用のSuicaやクレジットカードを作っていない方も多いかと思います。

(ちなみに僕自身も事業用のカードやSuicaは作っていません。Suicaやカードをあまり増やしたくないという事情もありますし…)

そういう場合は、連携せずに事業で使った分だけ「事業主借」「役員借入金」で仕訳を切る方が早いケースも多いです。

クレジットカードはともかく、Suicaは

  • 連携が良く切れてしまい、いちいちパスワードを入れ直さなければならない
  • 事業分以外をいちいち「登録対象外」として除外しなければならない(そもそもSuicaでの事業の取引が少ない)
  • 交通費以外だと「物販」としか表示されないので、連携したところで内容が不明

といったデメリットがあります。

僕はExcelで事業・プライベートすべてまとめて経理し、事業分だけ月1回会計ソフトにインポートしています。

 

便利な「事業主借」「役員借入金」、ぜひ使ってみていただければと思います。

Postscript執筆後記

マイナンバーカードを使って確定申告書作成コーナーで代理送信してみようと思いましたが、電子証明書の変更をしないといけないことに気づき、断念。
結局Parallels Desktopのインターネットエクスプローラーで第四世代電子証明書を使って送信しました。
セキュリティの問題などもあるのでしょうが、2枚同時に使えるようにしてほしいものです。

Something New一日一新

マットレスを粗大ごみに
Seiji Aihara / 相原 征爾

Seiji Aihara / 相原 征爾

ひとりビジネス専門税理士。
主にひとり社長、フリーランスを税金・経理などお金の面からサポート。
簿記がわからなくても、一から経理ができるようにお伝えします。
遠方・オンライン・スポット対応可能です。
クラウド会計の導入・ペーパーレス化・経理業務効率化・各種シミュレーション・独立支援が得意。
Windows・Mac両対応。

音楽、映画、インターネット、カレー、クラフトビールが大好き。

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