毎日をノー残業デーに。残業を減らす11の工夫。

毎日をノー残業デーに。残業を減らす11の工夫。

毎日をノー残業デーに。残業を減らす11の工夫。(アイキャッチ)

残業が大嫌いな僕が、残業しないために普段意識していることをまとめてみました。

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残業しないキャラを確立させる

残業をしないための大きな一歩がこれでしょう。

「残業はしない」

「残業はキライ」

という姿勢を強く見せつけるのです。

どうしてもその日中に仕上げなければならない仕事があるときは仕方ありませんが、それ以外は仕事が終わっていなくても帰り、残りは次の日以降に回します。

今までは時間オーバーしてやっていたわけなので、最初は仕事が終わらないのが当たり前ですし、慣れるまで落ち着かないかもしれません。

それでも、何日か続けるうちに残業せずに定時で帰ることが当たり前になってきます。

こうなってしまえばしめたものです。

「定時後はない」と意識し、時間を制限することで、どんどん仕事のスピードが上がっていきます。

また、「あいつは残業しない」という認識が周囲に浸透すれば、帰り際に仕事を振られたりすることもなくなります。

やらなくても怒られない仕事はやらない

社内のルールで「〇〇すること」と決まっていても、実際は一部の人しかやっていなかったり、やらなくてもほとんど問題ない仕事というものがあるはずです。

やらなかったとしても

  • お客様に迷惑をかけない
  • 自分達にとっても問題ない

ような仕事はやめてしまいましょう。

求められている仕事のゴールを把握する

仕事が予定より時間がかかってしまう大きな原因のひとつに「やり直し」というものがあります。

上司やお客様から求められているものがきちんと理解できていなかったとき、ミスに気づかず最後まで終わらせてしまったときなど、最悪ゼロから作り直しになることがあります。

例えば僕らの仕事では、売上をたったひとつ計上し忘れただけで、利益や税金が変わってしまうのでせっかく作った決算書・申告書を作り直すことはよくあります(これは大して大変な例ではないですけどね)。

スピードも大事なのですが、

  • 重大なミスをしないようにチェックをしながら慎重にやる
  • お客様・上司としっかりコミュニケーションを取り、思い込みで仕事を進めない

といったことも大切です。

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重要ではない部分を切り捨てる

すべてを完璧に仕上げようとするといくら時間があっても足りません。

また、「これは完璧だ」と思っても、必ず後で「もっとこうすれば良かった」ということはでてきてしまうものです。

重要な部分はきちんとやるべきですが、最初から完璧を目指すのはやめ、常に一定のクオリティを保てれば良いという意識でやれば十分だと思います。

逆に言えば、あまり重要でない部分は考えすぎずにサクサク進めましょう。

時間の費用対効果は常に意識しておいた方が良いですね。

優先順位を明確にする

優先順位を間違えると残業する可能性は高まります。

仕事の納期をきちんと確認し、ひとつひとつ優先順位をつけましょう。

先に終わらせるものから余裕を持ってスタートしておけば、納期直前になって焦らなくてすみます。

急いで仕上げなくても良い状態の方が、ミスも減るでしょう。

その結果、やり直しで残業になるリスクも減らせます。

各仕事にかかる時間を把握する

残業しないようにするためには、どの仕事にどれくらい時間がかかるのかを把握していなければいけません。

最初から仕事にかかる時間を上手く見積もるのは難しいので、まずは仕事をするときにどれくらい時間がかかっているのか測ってみましょう。

時間を測る→かかる時間を予測する

ということを繰り返しやっていると、段々精度の高い見積もりができるようになります。

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年間、月ごと、一週間ごと、日ごとの計画をたてる

ひとつひとつの仕事にかかる時間がわかると、上手く計画を立てられるようになるはずです。

まずはおおまかな年間スケジュールを把握し、次に月ごと・週ごとの予定を把握します。

マンスリーの手帳やカレンダーを使うと良いですね。

デジタルが良ければ、グーグルカレンダーや、ネット上に落ちているExcelのカレンダーなどを使うのも良いかと思います。

月ごと・週ごとにやるべきことがわかったら、最後に日ごとの計画をたてます。

日ごとの計画は、個人的には当日になってから立てれば良いと思います。

期限が早いもの、より頭を使うものを午前中にやり、作業的なものや社内の雑務的なものを午後に回すと上手くスケジュールが回ることが多いです。

できれば、人に会う予定も午後にしたり、外出の日と社内の日を分けてしまった方が効率が良いでしょう。

もっと良いやり方がないか常に探す

仕事に限りませんが、物事は単純に「上手いやり方を知っているか、知らないか」でかなり結果に差がついてしまいます。

同じ仕事でも、やり方が違えばスピードは天と地くらい違ってくるのです。

ネットや本で調べれば、すごいやり方をしている人はすぐ見つかります。

なんとなく「めんどくさいな」と思ったら、いまのやり方に固執せず、常に考える・調べるクセをつけましょう。

たとえ上手くいっているときでも、なぜ上手く行っているのかの分析をすることは大切だと思います。

「上手くいく方法論」のようなものが自分の中に出来上がってくると、新しいことを始める際にもコツをつかむのが早くなります。

インプットを怠らない・スキルを磨く

上記の「やり方」と関連しますが、やはり仕事ができる人というのは常に知識を研鑽しているものです。

困ったとき、やり方に疑問を感じた時にきちんと調べるだけでも素晴らしいことではあるのですが、「困ったときに初めて調べる」というスタンスだとどうしても時間を使ってしまいます。

日頃から仕事に関する知識をインプットする習慣はつけておいた方が良いでしょう。

仕事後の帰りの電車は疲れているのでリラックスタイムに充て、行きの電車の中だけでもインプットに充てれば、何もしていない人に比べれば大きな差が付きます。

インプットを常にしていれば仕事自体が楽しくなってきます。

また、インプットを続けていると仕事中に調べたり悩んだりする時間が減ります。

仕事の時間に余裕ができれば、その時間で新しいスキルを試し、さらに仕事が早くなるという好循環が生まれます。

悩み・不満・退屈を根本的に解消する方法。解決グセをつける、小さなインプットと実践を繰り返す。
「人生がつまらない」 「毎日がなんとなく充実していない」 「不満が色々あるけど、どうしたら解決できるかわからない」… ...

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身体と心のコンディションを整える

「健康が先か、残業を減らすのが先か」という議論もありますが、それでも、心と身体が健康でなければ良い仕事はできません。

イライラしていたり、深刻な悩みがあったり、風邪をひいていたり、寝不足だったりするとパフォーマンスは落ちてしまいます。

  • 適度な運動をする
  • 好きなことをしてストレスを溜めないようにする
  • 早く寝る

といったことを少し意識するだけでもだいぶ違います。

クオリティを保ったまま速く仕事を片付けるには、心と身体を良い状態に保ちたいものです。

僕は睡眠の質を下げないために、枕にもこだわっています。

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退社後に楽しい予定を入れる

残業を減らすには、気持ちの面からのアプローチもとても大事です。

誰でも経験があると思いますが、アフター5に重要な予定や本当にやりたいことがある日はかなり集中力が出るはずです。

  • 好きな人とデートをする
  • 友達とご飯に行く
  • 映画を観に行く
  • 美容院に行く
  • 買い物に行く
  • 早く帰って子供と遊ぶ
  • 家族と夕飯を食べる…

「今日は絶対に残業できない」という予定があればあるほど、残業は減っていきます。

早く仕事を終わらせて自分の好きなことをすれば、ストレスも溜めずにすみ、充実感も増し、心が健康になり、さらに良い仕事ができるという良いサイクルが生まれます。

まとめ

残業って本当に嫌ですよね。

かといって、会社が設けるノー残業デーもやるべき仕事が翌日に回るだけなので、ほとんど意味はありません。

自分で残業を減らす工夫をしていくのが一番効果があります。