普段、自分の経理はExcelでやっています。

確定申告単発のお客様もExcelに入れていただくことが多いです。

経理で使っているExcelのテクニックをまとめてみました。

目次

ショートカットキー

コピー&ペースト

定番ですが、ctrl+C、ctrl+Vですね。

すぐ上の行をコピーするときはctrl+Dが便利で、こちらの方が良く使います。

ctrl+Dで上の行をコピー   

フィルター

Windowsならctrl+Shift+L、Macなら⌘+Shift+Fです。

ピボットテーブルの作成・更新

ピボットテーブルの作成はWindowsのみAlt→N→V→Enterというアクセスキーで操作することができます。

Macは範囲選択して「挿入」タブ→「ピボットテーブル」で作成できます。

 

ピボットテーブルの更新は

  • Windows:Alt+F5
  • Mac:option+F5

です。

保存

上書き保存はctrl(Macは⌘)+S、保存して閉じるときはctrl(Macは⌘)+Wですね。

これは毎日使います。

関数

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は「そのデータに対応する値を、指定した範囲内から検索して表示する」関数です。

僕は経理データは摘要のみ入力し、摘要に対応する勘定科目の表を作っておき、そこから摘要に対応する科目を自動で表示させるようにしています。

VLOOKUP関数で摘要と科目を連動

自分で入力するときもそのときは科目を考えなくて良いですし、お客様に入れていただくときも勘定科目がわからなくても入力できますので、入れていただきやすいというメリットがあります。

DATE関数

年月日を毎回すべて入力するのは面倒なので、年月日のセルを分けて後でDATE関数で結合しています。

(日々入力するときは「日」のみ入力)

DATE関数で年月日を連結

空白は後でコピペするか、後述するジャンプ機能で埋めています。

IF関数

別のシートからデータを連動する際に、「データがあればその値を、空欄ならそのまま空欄を入力する」というときに使います。

そうしないと、空欄の場合「0」と入ってしまい、それが不都合な場合があるからです。

IF関数で空白セルの処理

SUBSTITUTE関数

みずほ銀行の明細csvをExcelに貼り付け、この日付形式を弥生会計の取り込み形式に直す際に使っています。

日付の処理で便利な関数です。

SUBSTITUTE関数で日付の処理

 

なお、みずほ銀行の取引明細はRPAで取得しています。

その他テクニック

テーブル

データを入力するときは基本的にテーブルにしています。

テーブルの方が見やすく、算式も自動で追加され、ピボットテーブルを作る際にも便利だからです。

 

ショートカットキーはctrl+Tです。

ピボットテーブル

分析するときはピボットテーブルを使います。

摘要や科目、事業とプライベートなど色々な方面から分析するときに便利です。

ピボットテーブルで集計

グラフ

分析時は数字だけではわかりにくいので、グラフを使うこともあります。

ショートカットキーはAlt+F1です。

フィルター

特定の金額や科目で細かく見たいときに使います。

フィルターでソートして置換するためにかけることも多いです。

置換

科目や摘要を一括変換したいときに良く使います。

ショートカットキーはctrl+Hです。

ジャンプ

離れた特定のセルにカーソルを移動させたいときや、テーブル内の空白セルに一気に同一のデータを入れる際に良く使います。

ショートカットキーはctrl+Gです。

ジャンプ機能で空白セルに一括で入力

ジャンプで空白セルを選択し、たとえば「=交際費」と入力してctrl+Enterを押すとすべての空白セルに「交際費」と入ります。

「=↑」と入力すれば直前の行のセルがコピーされます。

 

注意点としては、これで入れたものはあくまで算式です。

ジャンプで入力した後、範囲選択してctrl+C、ctrl+V→Vとし、「値のみ貼り付け」にしておいた方が後々データがおかしくなるのを防げます。

マクロ

会計ソフトにインポートするときはExcelシートをcsvファイルにする必要があります。

これは手動でもできますが、毎回は面倒なのでマクロでやっています。

 

なお、弥生会計にインポートするときはRPAを使っています。

 

分析やシミュレーションでは他にも色々な関数を使ったりしていますが、データを作成したりサクッと分析するだけであればこれくらいでも十分です。

少しでも参考になれば嬉しいです。

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来月中に引っ越しする予定で、現在物件を探し中です。
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Seiji Aihara / 相原 征爾

Seiji Aihara / 相原 征爾

お金・時間・やりがいなどのバランスを取り人生を楽しむことをサポートする、東京の30代税理士。ひとり社長。
ブログ「FAVPRESSO」は平日毎日更新。

得意な仕事はクラウド会計の導入・ペーパーレス化・経理業務効率化・各種シミュレーション・独立支援など。
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簿記がわからなくても、一から経理ができるようにお伝えします。
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音楽、映画、インターネット、カレー、クラフトビールが大好き。
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著書 『独立して人生を楽しむ方法』