税理士として独立して依頼、複合機やプリンター、スキャナーの類は買ったことがありません。

その理由と、ペーパーレス化のためにやっていることについてまとめました。

目次

税理士事務所は紙だらけが普通

一般的に税理士事務所というと、紙だらけのイメージではないでしょうか。

僕自身、3箇所の税理士事務所に勤務してきましたが、どこも紙は多かったです。

大きなキャビネットがあり、そこにお客様ごとに決算書や申告書の分厚いファイルが入っています。

納付書のストックも税務署ごとに沢山用意されていました。

 

2つ目の事務所では、古い決算書ファイルを地方の倉庫に定期的に送り、年に1回年次の浅いスタッフたちが整理させられに行くというイベントも…。

上司に申告書をチェックしてもらうときは、すべて印刷して揃えて渡さなければなりませんでした。

 

最後の事務所は比較的ペーパーレス化が進んでおり、税金の支払いはネットのお客様も多かったです。

申告書のチェックも、PDFをチャットで上司に送り、そのままデータ上でチェックしてもらうのがメインでした。

ただ、“紙で見たい派”のスタッフもやはり一定数いて、申告書ファイルやキャビネットがなくなることはなかったですね。

複合機やプリンターがなくても問題ない理由

独立してからは、スキャナーやプリンターは持たず、ほぼペーパーレスです。

プリンターがなくても問題ないのは、次のようなことをやっているからです。

スキャンはスマホアプリ

スキャンすること自体が少ないのですが、どうしてもスキャンが必要なときはiPhoneのScannableというアプリを使っています。

Scannableは綺麗にスキャンでき、スキャンした書類はそのままEvernoteに保存できます。

iPhoneに写真として保存してしまうと検索しにくいですが、Evernoteで名前を付けておけば検索も容易です。

データでやり取りできるものはデータで

基本的に資料はデータでいただくようにしています。

データでもらったものはそのままデータで開き、データのまま処理すれば問題ありません。

わざわざ印刷するということはありません。

データでもらっていればスキャンの手間も省けます。

 

なお、共有方法はメールやチャットに添付していただいたり、DropboxやGoogle Driveに保存しています。

DropboxはDropbox Plusというプラン(年間16,000円ほど)に入っています。

 

また、税理士業でいうと独立してから紙の納付書は一度もお客様にお送りしていません。

すべてダイレクト納付・ペイジー・クレカ納付・振替納税などの電子納税・自動引き落としで済ませています。

郵送はWebゆうびん

郵送する機会はほとんどありませんが、どうしても郵送するときは可能な限りWebゆうびんというサービスを使っています。

Webゆうびんは、PDFをネット上にアップロードし、送付先を入れれば日本郵便側で実際の紙を封入し、先方に届けてくれるサービスです。

Macのプレビューアプリであれば無料でPDFの編集もできますので、PDFに入力してそのままWebゆうびんで送ってしまうことが多いです。

 

なお、月1回程度郵送しているセルフマガジンラクスルというサービスを使っています。

製本して納品してくれるので、自分で印刷する必要はありません。

 

ちなみに、郵送時の宛名シールだけは後述するセブンイレブンのネットプリントを使っています。

チェックはモニター上で

申告書のチェックなど、何かしらチェックが必要なときはノートパソコンかデュアルディスプレイのモニター上でチェックしています。

「紙で見ないと間違える」という声もありますが、紙でチェックしても間違えるときは間違えますし、慣れの問題かと。

僕は2つ目の事務所のときからモニターでチェックしていましたので、プリントアウトしてプリンターまで取りに行く方が面倒です。

その後不要になった紙の処分もありますし。

 

  • 自分で作ったチェックリストを見る
  • 複数デバイスで日を分けてチェックする

といった工夫をすれば、モニター上でも十分チェックできます。

どうしても印刷したいときはセブンのネットプリント

セルフマガジンやレターパック郵送時の宛名シールなど、やむを得ず紙が必要なときはセブンイレブンのネットプリントを使っています。

LINEからも登録でき、どこのセブンイレブンでも印刷できるので便利です。

 

 

複合機やプリンターは場所も取りますし、お金もかかります。

紙の処分の手間もあります。

ペーパーレス化はマインドの問題が大きいかと思いますので、「まずはこれをなくす」と決めて少しづつ取り組んでいただくのが良いのではないでしょうか。

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Postscript執筆後記

昨日は給与計算Excelのメンテナンス、映画の予約など。

初めて麺つゆを自分で作ってみましたが、減塩醤油がイマイチなのか出汁がちゃんと取れなかったのか味が薄く…。
とりあえず塩を足して使ってみます。

Something New一日一新

麺つゆを自作

\本を出版しました/

\セルフマガジン無料送付/

Seiji Aihara / 相原 征爾

Seiji Aihara / 相原 征爾

お金・時間・やりがいなどのバランスを取り人生を楽しむことをサポートする、東京の30代税理士。ひとり社長。
ブログ「FAVPRESSO」は平日毎日更新。

得意な仕事はクラウド会計の導入・ペーパーレス化・経理業務効率化・各種シミュレーション・独立支援など。
遠方・オンライン・スポット対応可能です。
簿記がわからなくても、一から経理ができるようにお伝えします。
Windows・Mac両対応。

音楽、映画、インターネット、カレー、クラフトビールが大好き。
名刺、ロゴ、WordPressテーマ、本の表紙から音楽まで自作する、自称超クリエイティブ。

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著書 『独立して人生を楽しむ方法』